Ein Kalender für Airbnb und Booking per iCal
Wie StaySuite Ihre Kalender von Airbnb, Booking und Vrbo alle 20 Minuten liest und Ihren eigenen veröffentlicht, und warum das kein Echtzeit-Channel-Manager ist.
Sie vermieten Ihr Haus an der Costa del Sol über Airbnb, über Booking und vielleicht noch über ein Portal für Landurlaub. Drei Anzeigen, drei Kalender. Am Montagabend kommt auf Booking eine Buchung für die zweite Augustwoche herein. Airbnb weiß davon nichts, bis Sie selbst hineinschauen und die Nächte sperren. Wenn Sie an diesem Abend unterwegs sind, steht der Kalender dort bis zum nächsten Morgen offen, und jemand anderes kann dieselben Nächte buchen. Das ist die Doppelbuchung, und sie kostet nicht nur die Nacht, sondern auch eine Stornierung, eine schlechte Bewertung und einen Gast, der in einer fremden Stadt ohne Unterkunft dasteht.
Dieser Artikel erklärt, was StaySuite dagegen tut, wie es technisch funktioniert und wo es seine Grenzen hat. Wir beginnen mit den Grenzen im Kleingedruckten der Überschrift: StaySuite ist kein Channel-Manager in Echtzeit. Es ist ein Kalender, der sich per iCal mit den Portalen abgleicht, und das hat eine Verzögerung.
Was iCal ist und warum fast jedes Portal es kann
iCal ist ein einfaches, altes Dateiformat für Kalender, erkennbar an der Endung .ics. Airbnb, Booking, Vrbo und die meisten Portale für Ferienhäuser bieten für jede Anzeige eine Internetadresse an, unter der Ihr Kalender als iCal-Datei abrufbar ist, und sie können umgekehrt eine fremde Adresse einlesen. Darauf baut StaySuite auf. Es gibt keinen Zugang zu Ihrem Portal-Konto, keine Passwörter und keine Schnittstelle, die ein Portal morgen abschalten könnte. Es gibt zwei Richtungen, und jede ist eine Adresse, die Sie einmal einfügen.
Richtung eins: StaySuite liest Ihre Portale
Im Panel gibt es den Reiter Kalender, auch auf Deutsch. Dort fügen Sie die iCal-Adresse ein, die Ihnen Airbnb oder Booking in den Kalendereinstellungen der Anzeige nennt. StaySuite erkennt das Portal an der Adresse (Airbnb, Booking.com, Vrbo und seine Schwestermarken wie Fewo-direkt) und lässt Sie es notfalls von Hand ändern. Alles andere läuft unter Sonstiges: ein Portal für Landurlaub, Google Kalender oder die Exportdatei eines anderen Programms.
Danach liest StaySuite jeden verbundenen Kalender etwa alle 20 Minuten neu und sperrt die belegten Nächte in Ihrem Kalender. Bei einer Anfrage zeigt Ihnen das Panel an, wenn die gewünschten Nächte mit einer Buchung, einer eigenen Sperre oder einer importierten Fremdbuchung kollidieren. Dieselbe Quelle beantwortet auch den Gast: Fragt jemand den Assistenten oder das Formular „Termine prüfen“ auf Ihrer Objektseite, ob Termine frei sind, kommt die Antwort aus diesem gemeinsamen Kalender. Wurde ein importierter Kalender seit mehr als drei Stunden nicht sauber gelesen, sagen beide nicht, dass die Termine frei sind: Sie sagen, dass sie es gerade nicht prüfen können, und geben die Anfrage weiter. Sie können auch jederzeit auf Jetzt lesen klicken. Ein paar Verhaltensregeln sind uns wichtig, weil sie genau die Fälle betreffen, in denen ein einfaches System Schaden anrichtet:
- Fällt ein Portal aus oder liefert es keine Kalenderdatei, löscht StaySuite nichts. Es behält den letzten guten Stand und merkt sich den Grund des Fehlers. Ein Serverfehler bei Booking darf keine Woche freigeben, die belegt ist.
- Ein gültiger, aber leerer Kalender wird dagegen befolgt: Hat jemand alle Buchungen im Portal storniert, werden die Nächte hier wieder frei.
- StaySuite fasst nur die Sperren an, die aus genau diesem Kalender stammen. Was Sie von Hand gesperrt haben (der Familienurlaub im Juli) und was aus anderen Portalen kommt, bleibt unberührt.
- Schlägt eine Lesung fehl, wartet StaySuite beim nächsten Versuch länger: 20 Minuten, dann 40, 80 und so weiter bis höchstens sechs Stunden. Ein ausgefallenes Portal wird nicht im Minutentakt bedrängt und erholt sich bei der nächsten erfolgreichen Lesung von selbst.
- Nach fünf Fehlversuchen in Folge, das sind mit der Wartezeit rund fünf Stunden, bekommen Sie eine E-Mail mit dem Portal und dem Host, aber ohne die Adresse selbst.
Die eingefügte Adresse behandelt StaySuite als Geheimnis. Sie enthält bei vielen Portalen einen Schlüssel, mit dem jeder Ihren Kalender lesen kann. Deshalb wird sie verschlüsselt gespeichert, und StaySuite ruft nur öffentliche https-Adressen ab. Interne Adressen, die ein Angreifer einschleusen könnte, werden abgelehnt.
Richtung zwei: StaySuite veröffentlicht Ihren Kalender
Für jede Unterkunft können Sie eine eigene Adresse erzeugen und sie im Portal als importierten Kalender einfügen. Darin stehen Ihre Buchungen, Ihre Sperren und das, was aus den anderen Portalen hereinkommt, nie aber das, was aus demselben Portal stammt, sonst würde sich der Kalender im Kreis drehen. Wird auf Booking gebucht, liest StaySuite es bei der nächsten Runde und gibt die Nächte für Airbnb weiter, sobald Airbnb unsere Adresse wieder abruft.
Datenschutz war hier ein Konstruktionsziel. Eine iCal-Adresse kann man nicht mit einem Passwort schützen: Wer sie hat, liest sie. Deshalb enthält der veröffentlichte Kalender keine Namen, keine Telefonnummern und keine E-Mail-Adressen der Gäste. Das Format der Datei hat dafür schlicht kein Feld. Als Beschriftung stehen nur neutrale Wörter wie Reserved, so wie Airbnb sie selbst verwendet. Wird die Adresse einmal weitergeleitet, können Sie sie neu erzeugen. Die alte funktioniert dann nicht mehr, und Sie fügen die neue im Portal ein.
Beispiel: ein Montagabend im August
Ein Beispiel, kein echter Kunde: Ein Ehepaar aus Köln besitzt ein Haus bei Nerja. Es ist auf Airbnb, Booking und Vrbo inseriert, alle drei Adressen sind in StaySuite eingetragen, und die StaySuite-Adresse steht in allen drei Portalen. Um 21 Uhr bucht ein Gast auf Booking die Nächte vom 10. bis 17. August. Um 21.15 Uhr liest StaySuite den Booking-Kalender und sperrt die Woche. Bis Airbnb und Vrbo unsere Adresse das nächste Mal abrufen, kann es noch eine Weile dauern, je nach Portal Minuten oder Stunden. Ohne die Verbindung hätte die Lücke bis zum nächsten Blick des Eigentümers in die Portale gedauert, im ungünstigen Fall bis zum nächsten Tag.
Grenzen: was StaySuite hier nicht tut
- Es ist kein Channel-Manager in Echtzeit. Zwischen einer Buchung im Portal und der Sperre bei StaySuite vergehen Minuten (alle 20 Minuten wird gelesen), und jedes Portal liest unseren Kalender in seinem eigenen Rhythmus, manchmal erst nach Stunden. Das Restrisiko einer Doppelbuchung in diesem Fenster bleibt, es wird kleiner, aber nicht null. Wer das ganz ausschließen will, braucht ein Werkzeug mit direkter Schnittstelle zu den Portalen, und das bringt andere Kosten mit sich.
- iCal überträgt belegte Nächte, keine Preise, keine Mindestaufenthalte und keine Gästedaten. Preise pflegen Sie weiter in jedem Portal.
- StaySuite storniert, bestätigt und beantwortet nichts im Portal. Es sperrt und gibt Nächte frei.
- Wenn ein Portal keine iCal-Adresse anbietet, kann es nicht angebunden werden.
Für wen sich das lohnt und für wen nicht
Es lohnt sich für alle, die mit einem oder wenigen Häusern auf zwei oder mehr Portalen vermieten und sich heute auf ihre Disziplin verlassen: Kalender von Hand abgleichen, abends schnell prüfen, ob etwas hereingekommen ist. Es lohnt sich weniger für Verwalter mit Dutzenden Objekten und hohem Buchungstempo, bei denen ein 20-Minuten-Fenster zu groß ist.
Die Kalenderanbindung ist in allen Tarifen enthalten. Der Tarif Eine Unterkunft beginnt bei 29 € im Monat (Pionierpreis bei jährlicher Zahlung, zuzüglich MwSt., bis 31. Dezember 2026). Sehen Sie sich in der Demo an, wie der Reiter Kalender aussieht, und verbinden Sie als Erstes die Anzeige, bei der Sie sich schon einmal doppelt verbucht haben.