Gästemeldung bei SES.Hospedajes, Schritt für Schritt
Was das Gesetz verlangt, welche Angaben zu melden sind, in welcher Frist, welche Bußgelder das Gesetz vorsieht und welche Fehler sich wiederholen. Mit verlinkten amtlichen Quellen und dem Datum der Prüfung.
Dieser Leitfaden dient nur der Orientierung: Er ist keine Rechtsberatung, und sowohl die Vorschriften als auch das Portal können sich ändern. Wir haben das Real Decreto 933/2021 und das Organgesetz 4/2015 am 9. Oktober 2026 im spanischen Amtsblatt (BOE) gelesen und am selben Tag geprüft, dass das Portal SES.Hospedajes antwortet. Nicht mit den Seiten des Ministeriums abgleichen konnten wir die Einzelheiten der Anmeldung, die sich von unserem Standort aus nicht laden ließen; wir sagen das an den betreffenden Stellen. Bestätigen Sie vor dem Handeln alles bei den amtlichen Quellen unten. Die amtlichen Texte sind auf Spanisch.
Was die Vorschrift in wenigen Zeilen sagt
Das Real Decreto 933/2021 vom 26. Oktober regelt die Pflichten zur Führung von Registern und zur Information für alle, die Beherbergung und Fahrzeugvermietung betreiben. Es wurde am 27. Oktober 2021 im BOE veröffentlicht, die Meldepflichten gelten seit dem 2. Januar 2023. Artikel 2.3 richtet sich an natürliche oder juristische Personen, die diese Tätigkeiten ausüben oder vermitteln. Das schließt ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung ein, ob sie von einer Gesellschaft oder von einer Einzelperson betrieben wird.
Das Dekret erwähnt die Orden INT/1922/2003, die frühere Regelung zu Gästebüchern und Meldescheinen. Laut der konsolidierten BOE-Fassung bleibt diese Verordnung in Kraft, soweit sie dem Dekret nicht widerspricht. Sie müssen sie nicht lesen, um die Vorgaben zu erfüllen, sollten aber wissen, dass es sie gibt, falls ein Berater sie nennt.
24 hHöchstfrist für die Meldung, gerechnet ab Buchung beziehungsweise Vertrag und ab Beginn der Leistung (Artikel 6.3)
Schritt 1. Vor dem Start anmelden
Artikel 6.1 und 6.2 verlangen eine vorherige Mitteilung: vor Aufnahme der Tätigkeit, innerhalb von zehn Tagen nach den jeweils erforderlichen Verwaltungsverfahren und in jedem Fall vor dem tatsächlichen Betrieb. Jede spätere Änderung muss erneut mitgeteilt werden. Das amtliche Portal, über das alles läuft, ist https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-web/.
Die Einzelheiten der Anmeldung (wie Sie sich ausweisen, welche Codes Sie erhalten) konnten wir heute auf der Website des Ministeriums nicht prüfen. Laut Leitfäden Dritter, die Sie im Portal verifizieren sollten, wird zuerst der Inhaber angemeldet, dann jede Unterkunft, und jede erhält eigene Codes für die Meldung. Wenn Sie Eigentümer aus dem Ausland sind, klären Sie diesen Punkt früh: Die elektronische Identifizierung hält Menschen, die nicht in Spanien leben, am häufigsten auf, und ein Berater in Spanien kann sie für Sie übernehmen.
Schritt 2. Die Angaben zu jedem Reisenden
Die geforderten Angaben stehen in den Anhängen des Dekrets. Für die berufsmäßige Beherbergung (Anhang I) sind es kurz gesagt Angaben zum Unternehmen und zur Unterkunft, zu jedem Reisenden und zum Vorgang. Zum Reisenden: Identität, Ausweisdokument, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Wohnsitz, Kontaktdaten, Zahl der Reisenden und bei Minderjährigen das Verwandtschaftsverhältnis. Zum Vorgang: der Vertrag, An- und Abreisedatum, die Immobilie und die Zahlungsart. Für die nicht berufsmäßige Beherbergung (Anhang I.B) sind die Angaben ähnlich, mit dem Eigentümer der Immobilie statt des Unternehmens.
- Vor- und Nachname genau wie im Dokument. Nach Artikel 4.3 haftet der Beherbergende für die Richtigkeit der Angaben, die mit den vorgezeigten Dokumenten übereinstimmen müssen.
- Dokumentart und Nummer. Bei einem spanischen DNI oder NIE wird der letzte Buchstabe aus der Nummer berechnet, sodass sich ein Tippfehler vor dem Senden erkennen lässt.
- Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum.
- Wohnsitz und Kontaktdaten.
- An- und Abreisedatum sowie Zahl der Reisenden.
- Verwandtschaftsverhältnis zur Gruppe, wenn Minderjährige dabei sind.
In einer Gruppe unterschreibt nicht nur die Person, die gebucht hat. Artikel 4.2 sagt, dass jede Person über vierzehn Jahren, die die Leistung nutzt, unterschreibt und dass die Angaben zu Kindern unter vierzehn der begleitende Erwachsene macht. In einem Haus für eine große Gruppe heißt das: Angaben von jedem Erwachsenen einholen, nicht nur vom Buchenden.
Schritt 3. Die Frist von 24 Stunden
Artikel 6.3 verlangt, dass die Daten unverzüglich und spätestens innerhalb von 24 Stunden übermittelt werden. Wichtig ist, dass der Text zwei Zeitpunkte nennt: die Buchung beziehungsweise den Vertragsabschluss (oder deren Stornierung) und den Beginn der vereinbarten Leistungen. Es zählt also nicht nur der Ankunftstag: Auch für die Meldung der Buchung läuft eine Uhr. Wie genau sich die Daten auf die beiden Übermittlungen verteilen, sollten Sie im Portal bestätigen, wo der Inhalt jeder Meldung beschrieben ist.
Schritt 4. Wie gesendet wird
Artikel 6.4 besagt, dass die Meldungen auf elektronischem Weg erfolgen, mit einer Ausnahme: Nicht berufsmäßige Beherbergung darf auch auf nicht elektronischem Weg melden. In der Praxis lassen sich laut Leitfäden Dritter, die wir nicht mit dem Ministerium abgleichen konnten, die Daten im Portal von Hand eingeben, und es gibt zusätzlich einen Webservice, über den eine Software sie für Sie sendet. Wenn Sie eine Software nutzen, fragen Sie den Hersteller, ob sie wirklich an SES.Hospedajes übermittelt oder die Daten nur vorbereitet, denn das sind zwei verschiedene Dinge.
Daten aufbewahren
Artikel 5.3 verlangt, die Registerdaten drei Jahre ab Ende der Leistung aufzubewahren. Artikel 5.4 nimmt die nicht berufsmäßige Beherbergung von Register und Aufbewahrung aus, nicht aber von der Meldung.
Was passiert, wenn nicht gemeldet wird
Das Organgesetz 4/2015 zählt die Beherbergung zu den Tätigkeiten mit Registerpflicht (Artikel 25.1) und stuft das Fehlen der vorgesehenen Register als schwere Ordnungswidrigkeit ein (Artikel 36.20). Artikel 39.1 setzt schwere Bußgelder zwischen 601 und 30.000 Euro fest, in drei Stufen: 601 bis 10.400, 10.401 bis 20.200 und 20.201 bis 30.000. Leichte Verstöße liegen zwischen 100 und 600 Euro, sehr schwere zwischen 30.001 und 600.000. In welche Stufe eine konkrete Verspätung fiele, können wir nicht sagen, denn das entscheidet die Behörde.
Fehler, die sich wiederholen
- Das Formular auf das Ende des Ankunftstags schieben und dann merken, dass jemand aus der Gruppe sein Dokument nicht geschickt hat.
- Eine Dokumentnummer von Hand falsch abschreiben. Der dümmste Fehler und der am leichtesten vermeidbare.
- Glauben, die Gästemeldung sei die einzige Formalität. Sie ist getrennt von der Registrierung der Ferienvermietung Ihrer Autonomen Gemeinschaft, die eigene Regeln hat.
- Darauf vertrauen, dass eine Software die Daten sendet, ohne es im Portal zu prüfen.
- Minderjährige vergessen oder ihr Verwandtschaftsverhältnis nicht erfassen.
- Eine Änderung der Angaben zur Unterkunft nicht melden.
Was StaySuite heute tut und was nicht
Wir sagen es klar: StaySuite sendet nichts an SES.Hospedajes. Es gibt Ihnen das Formular, das der Gast am Handy ausfüllt, und den Ort, an dem Sie die Daten sehen und exportieren; die Übermittlung nehmen Sie selbst bei SES.Hospedajes vor.
Am 9. Oktober 2026 haben wir im Code die Prüfregeln geprüft; sie laufen im Formular, das der Gast ausfüllt: Sie kontrollieren den letzten Buchstaben von DNI und NIE, akzeptieren den Reisepass in offenem Format, weil jedes Land sein eigenes hat, verlangen das Verwandtschaftsverhältnis, wenn der Reisende am Ankunftstag minderjährig ist, und verwerfen unmögliche Geburtsdaten. Für Kinder unter 14 Jahren sind Dokument und Kontakt optional (die begleitende erwachsene Person macht die Angaben), der gewöhnliche Wohnsitz ist aber anzugeben.
Die Schritte in StaySuite
- Öffnen Sie im Panel den Bereich "Parte de viajeros" (app.staysuite.pro/guest-registrations). Jede Buchung oder akzeptierte Anfrage zeigt ihren Status: ohne Link, ausstehend, vollständig oder gesendet.
- Klicken Sie bei der Buchung auf "Crear enlace para el huésped" (Link für den Gast erstellen). Jede Buchung hat ihren eigenen Link.
- Kopieren Sie den Link und schicken Sie ihn dem Gast über den Kanal, den Sie ohnehin nutzen. Das Formular gibt es auf Spanisch, Englisch, Deutsch und Französisch, es zeigt den Datenschutzhinweis (DSGVO) und speichert die Eingaben verschlüsselt.
- Sobald der Gast es abgeschickt hat, steht die Buchung auf vollständig, und unter "Ver datos" sehen Sie den Datensatz jedes Reisenden. Fehlt jemand, können Sie das Formular mit einem neuen Link wieder öffnen.
- Laden Sie die CSV-Datei herunter (sie enthält die Spalten aus Anhang I des Real Decreto 933/2021) oder nutzen Sie "Imprimir o guardar PDF" in der Ansicht der Buchung.
- Melden Sie die Daten bei SES.Hospedajes (https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-web/). Die CSV-Datei ist nicht die Upload-Datei des Portals, denn dieses Format konnten wir nicht prüfen: Nutzen Sie sie zum Abschreiben der Daten und laden Sie sie nicht unverändert hoch. Die Übermittlung nehmen Sie vor; StaySuite tut das nicht für Sie.
- Bei nicht gewerblicher Tätigkeit klicken Sie nach der Meldung auf "Parte enviado a SES.Hospedajes": Die Daten der Reisenden werden gelöscht, und es bleibt nur ein Vermerk, dass es sie gab. Ohne diesen Klick werden sie 30 Tage nach der Abreise gelöscht (Artikel 5.4). Bei gewerblicher Tätigkeit werden sie drei Jahre aufbewahrt.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit, die Gäste zu melden? Artikel 6.3 des Real Decreto 933/2021 sagt, dass die Meldung unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden erfolgt. Die Frist knüpft an zwei Zeitpunkte an: die Buchung beziehungsweise den Vertragsabschluss (oder deren Stornierung) und den Beginn der Leistung, also die Ankunft des Gastes.
Müssen auch Kinder gemeldet werden? Ja, gemeldet werden alle Personen, die übernachten. Artikel 4.2 besagt, dass das Meldeformular von jeder Person über vierzehn Jahren unterschrieben wird und dass die Angaben zu Kindern unter vierzehn von dem begleitenden Erwachsenen gemacht werden. Bei Minderjährigen wird außerdem das Verwandtschaftsverhältnis zu diesem Erwachsenen verlangt.
Ich vermiete nur ein Haus und bin kein Profi. Gilt das auch für mich? Artikel 5.4 nimmt nicht berufsmäßige Beherbergung von der Führung des Registers und der Aufbewahrung der Daten aus, nicht aber von der Meldung. Ob das auf Sie zutrifft, hängt von Ihrer konkreten Lage ab. Klären Sie es mit einem Berater vor Ort oder mit dem Ministerium.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden? Artikel 5.3 legt drei Jahre ab Ende der Leistung fest, für alle, die das Register führen müssen.
Welche Geldbuße droht bei fehlender Meldung? Das Organgesetz 4/2015 stuft das Fehlen der für diese Tätigkeiten vorgesehenen Register als schwere Ordnungswidrigkeit ein (Artikel 36.20). Schwere Bußgelder liegen zwischen 601 und 30.000 Euro (Artikel 39.1). Den genauen Betrag legt im Einzelfall die Behörde fest.
Sendet StaySuite die Meldung an SES.Hospedajes? Nein. StaySuite sendet nichts an SES.Hospedajes: Die Übermittlung nehmen Sie selbst im Portal des Ministeriums vor. Es gibt Ihnen aber pro Buchung einen Link zu einem Formular, in das der Gast seine Daten am Handy einträgt; StaySuite prüft sie und zeigt sie im Panel, sodass Sie sie als CSV exportieren oder ausdrucken und selbst im Portal melden können.
Dieser Leitfaden dient der Orientierung und ersetzt keine fachliche Beratung. Mit den verlinkten Quellen geprüft am 9. Oktober 2026.