Cómo entra una reserva en tu alojamiento, paso a paso
Calendario, solicitud, aviso, decisión y parte de viajeros: las piezas que hoy viven en sitios distintos y que funcionan mejor si van encadenadas.
El propietario de una casa rural de grupo en la Axarquía lleva el calendario en una aplicación, cambia los precios a mano en una hoja de cálculo cuando se acuerda de que se acerca un puente, recibe los mensajes de los huéspedes por Escapada Rural, por Airbnb, por Booking, por WhatsApp y por un correo que casi no mira, y rellena el parte de viajeros el mismo día de la entrada, con prisa, copiando el número del DNI a mano de fotos que le han mandado los veinte huéspedes que llegan esa tarde. Cada pieza vive en un sitio distinto, y nadie las mira todas juntas hasta que algo falla.
Cinco piezas que hoy viven separadas
El problema no es ninguna de esas tareas por separado: es que dependen unas de otras y nadie las conecta. Si el calendario no está al día, se puede aceptar una reserva para unas fechas que ya estaban ocupadas por otro portal. Si una llamada o un mensaje llega a una hora en que nadie lo atiende, se contesta tarde o no se contesta. Si lo que pidió el huésped no queda apuntado con sus fechas y su contacto, hay que volver a preguntarlo. Y si el parte de viajeros se deja para el final del día, el plazo de veinticuatro horas que marca el Real Decreto 933/2021 se cumple por los pelos o no se cumple.
Un ejemplo real de por qué esto pesa: dos huéspedes reservan el mismo fin de semana en El Lagar de Canillas, uno directamente por teléfono y otro por Airbnb, porque el calendario no reflejaba todavía el bloqueo hecho un rato antes desde Booking. Nadie se ha equivocado al escribir nada: el problema es que las piezas, el calendario, el canal por el que entró cada uno y el aviso de que había un conflicto, vivían separadas, y ninguna avisó a la otra de lo que acababa de pasar. Tener el calendario y las solicitudes en un solo sitio ayuda a que ese fin de semana no termine con una llamada incómoda a uno de los dos huéspedes, aunque los portales sigan leyendo el calendario con un desfase de horas.
El calendario primero, porque todo lo demás depende de él
Sin un calendario compartido con los portales, cualquier otra pieza construida encima es arriesgada. Aceptar una reserva directa sin saber con certeza que esas noches siguen libres en los portales es la forma más rápida de acabar con dos familias distintas convencidas de que la casa es suya el mismo fin de semana. StaySuite publica tu calendario por iCal para que los portales donde ya está el alojamiento bloqueen esas fechas, con un desfase de horas.
La solicitud la recoge el asistente
Cuando alguien llama al número del alojamiento y quiere reservar, el asistente le pide la fecha de entrada y de salida, cuántas personas son y un teléfono o un correo, y con eso crea una solicitud pendiente. No es una reserva. Antes consulta el calendario único y, si las noches están libres, dice cuánto costarían con tus temporadas (noches, limpieza y tasa turística, fianza aparte) y la solicitud guarda ese precio. Si un calendario importado lleva más de tres horas sin leerse bien, no dice que están libres: dice que no puede comprobarlo ahora y pasa la solicitud, para no prometer una noche que otro portal acaba de ocupar.
Te llega el aviso y decides tú
En cuanto se crea la solicitud, te llega un correo con la casa, las fechas y el contacto, y aparece en el panel. El panel te dice si esas noches chocan con una reserva, con un bloqueo o con una fecha importada de Airbnb o Booking, y tú la aceptas o la rechazas. Además, cada conversación queda en el panel con su grabación, su transcripción y su resumen, y con el canal por el que entró, para que veas qué se dijo exactamente. Y hay un problema añadido en una casa publicada en varios sitios a la vez: la ficha de Escapada Rural puede decir que se admiten mascotas mientras la de la agencia en Booking dice que no. El asistente contesta siempre con una sola fuente, la ficha de tu alojamiento, así que la respuesta no depende de cuál de las fichas de los portales se actualizó por última vez.
El parte de viajeros, dentro del mismo camino
El Real Decreto 933/2021 da veinticuatro horas desde la llegada del huésped para comunicar sus datos, y la Ley Orgánica 4/2015 (artículo 39.1) fija multas de 100 a 600 euros si es leve y de 601 a 30.000 si es grave. En un grupo de veinte o treinta personas que llegan juntas a la reunión familiar, eso son veinte o treinta formularios dentro del mismo plazo. StaySuite te ayuda con una guía paso a paso y con un formulario, por enlace, para que cada huésped rellene sus datos antes de llegar, y el panel te enseña cuántas horas quedan del plazo de cada huésped; el envío a SES.Hospedajes lo haces tú. No es una tarea aparte: es el último paso del mismo camino que empezó con la llamada del huésped.
24 hel plazo del Real Decreto 933/2021 para comunicar los datos de cada huésped desde su llegada
Lo que ves al final de la semana en El Lagar de Canillas
Al final de la semana, lo que antes era una sensación ("esta semana ha ido bien" o "esta semana ha estado floja") es una lista concreta en el panel: las conversaciones de cada día, con su grabación, su transcripción y su resumen, la puntuación del contacto y las solicitudes pendientes, aceptadas o rechazadas. Con esa lista delante es fácil ver, por ejemplo, qué se preguntó fuera de horario y qué solicitudes siguen sin respuesta.
- Calendario publicado por iCal para Airbnb y Booking, y calendarios de los portales leídos aproximadamente cada 20 minutos
- Un asistente que contesta el teléfono con la información de la ficha y recoge la solicitud
- Aviso por correo y en el panel, con el choque de fechas señalado
- Guía del parte de viajeros, con el envío a SES.Hospedajes de tu mano
- Cada conversación con su grabación, su transcripción y su resumen
Qué hace falta para empezar
El plan de una sola casa de StaySuite cuesta 29 euros al mes pagando por año, con una puesta en marcha de 290 euros que baja a 145 euros dentro de la ventana de pioneros, abierta hasta el 31 de diciembre de 2026. Para arrancar hace falta publicar el calendario del alojamiento por iCal para que los portales donde ya está lo lean (con un desfase de horas) y tener el número de teléfono del asistente, que deja puesto el equipo en la puesta en marcha. El resto, solicitudes, avisos y parte de viajeros, empieza a funcionar desde ese mismo calendario.