Parte de viajeros en SES.Hospedajes, paso a paso
Qué dice la norma, qué datos hay que comunicar, en qué plazo, qué multas prevé la ley y qué errores se repiten. Con las fuentes oficiales enlazadas y la fecha en que las comprobamos.
Esta guía es orientativa: no es asesoramiento legal, y la norma y el portal pueden cambiar. Hemos leído el Real Decreto 933/2021 y la Ley Orgánica 4/2015 en el BOE el 9 de octubre de 2026 y comprobado ese mismo día que el portal SES.Hospedajes responde. Lo que no hemos podido contrastar con la web del Ministerio, y lo decimos donde toca, son los detalles del trámite de alta, que no cargaban desde donde lo intentamos. Antes de actuar, confírmalo en las fuentes oficiales de abajo.
Qué dice la norma, en pocas líneas
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Se publicó en el BOE del 27 de octubre de 2021. Las obligaciones de comunicación producen efectos desde el 2 de enero de 2023. El artículo 2.3 lo dirige a las personas físicas o jurídicas que desarrollan o intermedian en esas actividades, y eso incluye a una casa rural o a una vivienda turística, la lleve una sociedad o una persona.
El real decreto menciona la Orden INT/1922/2003, la anterior norma sobre libros registro y partes de entrada de viajeros, y según el texto consolidado del BOE esa orden mantiene su vigencia en lo que no contradiga al decreto. No hace falta que la leas para cumplir, pero sí saber que existe por si un gestor la cita.
24 hplazo máximo de comunicación, contado desde la reserva o el contrato y desde el inicio del servicio (artículo 6.3)
Paso 1. Darse de alta antes de empezar
El artículo 6.1 y 6.2 pide una comunicación previa: antes de iniciar la actividad, dentro de los diez días siguientes a los trámites administrativos exigibles y, en todo caso, antes del ejercicio efectivo. Cualquier modificación posterior obliga a comunicarla de nuevo. El portal oficial donde se gestiona todo es https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-web/.
Los detalles del alta (cómo te identificas, qué códigos recibes) no los hemos podido comprobar hoy en la web del Ministerio. Lo que cuentan guías de terceros, y que debes verificar en el portal, es que primero se da de alta al titular, después cada establecimiento, y que cada uno recibe sus códigos para comunicar. Si eres propietario extranjero, mira este punto con calma desde el principio: la identificación electrónica es lo que más suele atascar a quien no vive en España, y un gestor en España puede hacerla por ti.
Paso 2. Los datos de cada viajero
Los datos exigidos están en los anexos del real decreto. Para el hospedaje profesional (anexo I) son, en resumen: los datos de la empresa y del establecimiento, los de cada viajero y los de la transacción. Del viajero se piden su identidad, el documento, la nacionalidad, la fecha de nacimiento, la residencia, el contacto, el número de viajeros y, si hay menores, el parentesco. De la transacción, el contrato, las fechas de entrada y salida, el inmueble y el medio de pago. Para el hospedaje no profesional (anexo I.B) los datos son similares, con el titular del inmueble en lugar de la empresa.
- Nombre y apellidos tal como figuran en el documento. El artículo 4.3 dice que el establecimiento responde de la exactitud de los datos y que deben coincidir con los documentos que exhibe el viajero.
- Tipo y número de documento. En un DNI o un NIE, la letra final se calcula a partir del número, así que un error de teclado se detecta antes de enviar.
- Nacionalidad y fecha de nacimiento.
- Residencia y datos de contacto.
- Fechas de entrada y salida, y número de viajeros.
- Parentesco con el grupo cuando hay menores.
En un grupo, el parte no lo firma solo el que reserva. El artículo 4.2 dice que lo firma toda persona mayor de catorce años que use el servicio, y que los datos de los menores de catorce los da el adulto que los acompaña. En una casa para un grupo grande esto significa pedir los datos a cada adulto, no solo a quien hizo la reserva.
Paso 3. El plazo de 24 horas
El artículo 6.3 pide que los datos del ejercicio de la actividad se transmitan de manera inmediata y, como máximo, en 24 horas. Lo importante es que el texto señala dos momentos: la reserva o formalización del contrato (o su anulación) y el inicio de los servicios contratados. Es decir, no es solo el día de la llegada: la comunicación de la reserva también tiene su reloj. Cómo se reparten exactamente los datos entre los dos envíos conviene que lo confirmes en el portal, donde figura el contenido de cada comunicación.
Paso 4. Cómo se envía
El artículo 6.4 dice que las comunicaciones se hacen por procedimientos telemáticos, con una salvedad: los hospedajes no profesionales pueden usar medios no telemáticos. En la práctica, según guías de terceros que no hemos podido contrastar con el Ministerio, el portal permite introducir los datos a mano y existe además un servicio web para que un programa los envíe por ti. Si usas un programa, pregunta al fabricante si envía de verdad a SES.Hospedajes o solo prepara los datos, porque son cosas distintas.
Conservar los datos
El artículo 5.3 obliga a conservar los datos del registro durante tres años desde que termina el servicio. El artículo 5.4 exceptúa del registro y de la conservación a quien ejerce el hospedaje de forma no profesional, pero no de la comunicación.
Qué pasa si no se comunica
La Ley Orgánica 4/2015 incluye el hospedaje entre las actividades sujetas a registro documental (artículo 25.1) y tipifica como infracción grave la carencia de los registros previstos (artículo 36.20). El artículo 39.1 fija las multas graves entre 601 y 30.000 euros, con tres tramos: de 601 a 10.400, de 10.401 a 20.200 y de 20.201 a 30.000. Las leves van de 100 a 600 euros y las muy graves de 30.001 a 600.000. No podemos decirte en qué tramo caería un retraso concreto, porque lo decide la autoridad.
Errores que se repiten
- Dejar el parte para el final del día de la llegada y descubrir que falta el documento de alguien del grupo.
- Copiar mal un número de documento a mano. Es el error más tonto y el más fácil de evitar.
- Pensar que con el parte de viajeros ya está todo. Es un trámite distinto del registro de alquiler turístico de tu comunidad autónoma, que tiene sus propias reglas.
- Confiar en que un programa envía los datos sin comprobarlo en el portal.
- Olvidar a los menores o no anotar su parentesco.
- No comunicar un cambio en los datos del establecimiento.
Qué hace StaySuite hoy, y qué no
Lo decimos claro: StaySuite no envía nada a SES.Hospedajes. Te da el formulario para que el huésped rellene sus datos desde el móvil y el sitio donde verlos y exportarlos; el envío lo haces tú en SES.Hospedajes.
Lo que sí hemos comprobado en el código el 9 de octubre de 2026 son las reglas de validación del parte, y se aplican en el formulario que rellena el huésped: comprueban la letra del DNI y del NIE, aceptan el pasaporte con un formato abierto porque cada país tiene el suyo, exigen el parentesco cuando el viajero es menor de edad el día de la entrada y descartan fechas de nacimiento imposibles. Para los menores de 14 años, el documento y el contacto son opcionales (los facilita el adulto que les acompaña), pero la residencia habitual sí hace falta.
Los pasos en StaySuite
- Entra en la sección «Parte de viajeros» del panel (app.staysuite.pro/guest-registrations). Cada reserva o solicitud aceptada aparece con su estado: sin enlace, pendiente, completo o enviado.
- En la reserva, pulsa «Crear enlace para el huésped». El enlace es distinto para cada reserva.
- Copia el enlace y compártelo con el huésped por el canal que uses con él. El formulario está en español, inglés, alemán y francés, lleva el aviso de protección de datos (RGPD) y guarda lo que se envía cifrado.
- Cuando el huésped lo envía, la reserva pasa a «Completo» y con «Ver datos» ves el registro de cada viajero. Puedes reabrir el formulario con un enlace nuevo si falta alguien.
- Descarga el CSV (tiene las columnas del anexo I del Real Decreto 933/2021) o usa «Imprimir o guardar PDF» en la vista de la reserva.
- Comunica los datos en SES.Hospedajes (https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-web/). El CSV no es el fichero de carga del portal, porque no hemos podido verificar ese formato: úsalo para copiar los datos, no lo subas tal cual. El envío lo haces tú y StaySuite no lo hace por ti.
- Si tu actividad no es profesional, pulsa «Parte enviado a SES.Hospedajes» cuando lo hayas comunicado: los datos de los viajeros se borran y solo queda constancia de que existieron. Si no lo marcas, se borran a los 30 días de la salida (artículo 5.4). Si es profesional, se conservan tres años.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay para comunicar el parte de viajeros? El artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021 dice que la comunicación se hace de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas. Se cuenta desde dos momentos: la reserva o formalización del contrato (o su anulación) y el inicio de los servicios, es decir, la entrada del huésped.
¿Tengo que comunicar a los menores? Sí, hay que comunicar a todas las personas que se alojan. El artículo 4.2 del real decreto dice que el parte lo firma toda persona mayor de catorce años, y que los datos de los menores de catorce los facilita el adulto que los acompaña. Para los menores se pide además el parentesco con ese adulto.
Alquilo solo una casa y no soy profesional, ¿también me afecta? El artículo 5.4 exceptúa del registro y de la conservación de datos a quien ejerce el hospedaje de forma no profesional, pero no de la comunicación. Si te encuentras en ese caso lo decide tu situación concreta, así que confírmalo con un gestor o con el Ministerio.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos? El artículo 5.3 fija tres años desde la finalización del servicio para los sujetos obligados al registro documental.
¿Qué multa hay por no comunicarlo? La Ley Orgánica 4/2015 considera infracción grave la carencia de los registros previstos para estas actividades (artículo 36.20), y las multas graves van de 601 a 30.000 euros (artículo 39.1). Qué importe concreto corresponde a cada caso lo decide la autoridad.
¿StaySuite envía el parte a SES.Hospedajes? No. StaySuite no envía nada a SES.Hospedajes: el envío lo haces tú en el portal del Ministerio. Lo que sí hace es darte un enlace por reserva con un formulario para que el huésped rellene sus datos desde el móvil, validarlos y mostrártelos en el panel para que los exportes en CSV o los imprimas y los comuniques tú en el portal.
Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Comprobada con las fuentes enlazadas el 9 de octubre de 2026.